11.09.2022
11.09.2022

Ombudsstelle für Whistleblower

Die Ombudsstelle (Whistleblower-Hotline) bei der Datenschutz Agentur unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der Compliance-Anforderungen mit einem etablierten technischen und organisatorischen Konzept und durch die nachgelagerte professionelle Fallbearbeitung.

Warum benötigen Unternehmen ein Hinweisgebersystem?

Update 27.07.2022:

Am 7. Oktober 2019 hat der Europäische Rat eine Richtlinie (EU-RL 2019/1937) zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden („Whistleblower-Richtlinie“) verabschiedet. Diese Richtlinie wird 2022 durch das Hinweisgeberschutzgesetz in deutsches Recht umgesetzt. Bereits im Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen gab es  eine ersten Ansatz hinweisgebende Personen zu schützen. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind jetzt gesetzlich dazu verpflichtet, interne Meldekanäle für mögliche Rechtsverstöße einzurichten. Neben dieser gesetzlichen Anforderung gibt es oft interne Compliance-Regelungen oder andere Verhaltenskodexe, die ein Hinweisgebersystem erfordern. Seriöse Hinweise helfen dabei allen Beteiligten, Verstößen frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden für das Unternehmen, deren Geschäftspartner und den Mitarbeitern zu reduzieren.

Wie Sie ein Hinweisgebersystem (Whistleblower-Hotline) einrichten?

Personen, die Informationen über illegales Verhalten oder Missstände in einem Unternehmen oder Behörden erlangen, befinden sich oft in einem Dilemma. Sie wissen nicht, ob sie Meldung erstatten oder besser schweigen sollen. Wenn sie sich dafür entscheiden, den Missstand zu melden, ist für sie oftmals unklar, an wen sie sich vertrauensvoll wenden sollen und welche Konsequenzen das für sie haben wird.

Ombudsstelle für Whistleblower

 

Die Datenschutz Agentur richtet zu diesem Zweck eine Kontaktschnittstelle (Ombudsstelle) zwischen dem betreffenden Unternehmen und dem Meldenden ein, die mit fachkundigen Ombudspersonen besetzt ist und stellt den technischen und organisatorischen Ablauf einer Meldung sicher. Es werden dabei anonyme und nicht anonyme Möglichkeiten zur Meldung eines möglichen Regelverstoßes angeboten. Meldende erreichen die Ombudsstelle direkt per Telefon, Postweg, E-Mail, Online-Formular (Upload von Dokumenten) oder anonymen Messenger. Die hinweisgebende Person kann dabei zu jeder Zeit selbst entscheiden, ob ihre Identität offenbart wird oder nicht. Die Vertraulichkeit der Kommunikation ist zu jedem Zeitpunkt gegeben, wenn dies die hinweisgebende Person wünscht.

Der datenschutzkonforme und transparente Umgang mit einer Meldung sowie die vertrauensvolle Kommunikation mit potenziellen und bereits entschiedenen Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern ist maßgeblich, ob überhaupt ein Hinweis abgegeben wird, ohne dabei selbst Schaden zu nehmen. Ein funktionierendes Hinweisgebersystem verbessert das Image einer Organisation und ist ein Wettbewerbsvorteil.


Die Ombudsstelle bei der Datenschutz Agentur gewährleistet, dass eine Meldung absolut vertraulich behandelt werden kann und stellt somit sicher, dass nur mit der ausdrücklichen Einwilligung des Hinweisgebers seine Identität offenbart wird. Der Hinweisgeber erhält jedmögliche Unterstützung im Meldeverfahren und danach. 


Neben einem Ombudsmann oder einer Ombudsfrau als alleinige Vertrauenspersonen und direkte Ansprechpartner für die Parteien ist ein erfahrenes Team an Juristen und Compliance-Spezialisten etabliert, die die Ombudsstelle bei der Aufgabenerfüllung begleiten und bei Bedarf die erweiterte Fallbearbeitung durchführen. Alle Beteiligten unterliegen der strikten Verschwiegenheit (anwaltliche Schweigepflicht).

Sobald eine Meldung bei der Ombudsstelle eingegangen ist, wird diese einer Erstbeurteilung unterzogen und die Ombudsperson entscheidet, ob diese Meldung Relevanz hat und in die weitere Fallbearbeitung aufgenommen wird. Ist dies der Fall, wird sehr zeitnah eine juristische Analyse durchgeführt und die Geschäftsführung oder Behördenleitung über das Ergebnis informiert. Folgemaßnahmen werden abgestimmt. Die hinweisgebende Person wird über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert.

Was Sie jetzt noch tun müssen, wenn Sie als Unternehmen oder Behörde eine Ombudsstelle und/oder Hinweisgebersystem einrichten möchten, ist uns zu kontaktieren. Die Einrichtung und Betrieb der internen Meldestelle muss rechtzeitig vorbereitet und organisiert werden. Wir helfen Ihnen gerne bei der Umsetzung und beantworten alle Fragen! Hinweisgebersysteme leisten einen wesentlichen Beitrag zur Haftungsentlastung und Risikoreduzierung für die Leitungsebene eines Unternehmens oder Behörde. Unser Angebot passt immer in das Compliance-Management-System des einsetzenden Unternehmens.