Fragen und Antworten zum Hinweisgebersystem

Weshalb ist die Abgabe eines Hinweises sinnvoll?

Durch Ihren Hinweis ermöglichen Sie uns, Kenntnis von möglicherweise schädigenden Verhaltensweisen zu erlangen. Potentielle Regelverstöße können durch Ihren Hinweis frühzeitig aufgedeckt werden und damit ein Eintritt eines drohenden Schadens möglicherweise verhindert werden.

Was kann gemeldet werden?

Durch Hinweise können potentielle Regelverstöße frühzeitig aufgedeckt und damit ein Eintritt eines drohenden Schadens verhindert werden. Wir begrüßen daher grundsätzlich jeden Hinweis zu möglichen Regel- und Gesetzesverstößen. Dazu zählen z.B. Korruption, Bestechung, Untreue, Betrug sowie Diskriminierungen und Belästigungen, Kartellverstöße, Insiderhandel, Geldwäsche, Steuerhinterziehung, Bilanzbetrug u.ä.

Kann ich einen Hinweis zu einem Compliance-Verstoß auch anonym abgeben?

Anonyme Hinweise sind selbstverständlich möglich. Die Mitarbeiter der Ombudsstelle sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sie werden Ihre Identität als Hinweisgeber gegenüber Dritten nicht ohne Ihre Zustimmung preisgeben, es sei denn es besteht eine rechtliche Verpflichtung hierzu. Bitte beachten Sie aber, dass Hinweise in aller Regel leichter zu bearbeiten sind, wenn Sie den Hinweis nicht anonym abgeben und die Ombudsstelle bei Rückfragen mit Ihnen Kontakt aufnehmen kann. Wir haben die Pflicht zur Weitergabe der Identität des Hinweisgebers an den Beschuldigten, falls sich der Hinweisgeber für eine nicht-anonyme Meldung entscheidet.

Was geschieht mit meinem Hinweis?

Die Ombudsstelle nimmt Ihren Hinweis auf, fertigt einen schriftlichen Bericht an und übermittelt diesen an die Geschäftsführung Ihres Unternehmens. Den Hinweis wird sodann gewissenhaft nach den Vorgaben der internen Compliance-Vorfallmanagement Prozessanweisung geprüft und Ihr Unternehmen leitet – falls erforderlich – entsprechende Maßnahmen ein.

Werden meine Daten vertraulich behandelt?

Ihre Daten werden entsprechend den einschlägigen europäischen und nationalen Datenschutzbestimmungen, insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das deutsche Bundesdatenschutzgesetz vertraulich behandelt und geschützt.

Wenn Sie eine Meldung bei der Ombudsstelle machen, handelt diese bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und der von Ihnen benannten Personen als datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO. Sie wird in dieser Funktion die entsprechenden Vorkehrungen für einen datenschutzkonformen Umgang mit den Daten im gesetzlich geforderten Umfang treffen.

Hinweisgeber werden EU-weit einheitlich gut geschützt. Die Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern, die einheitliche Standards vorschreibt, ist am 16.12.2019 in Kraft getreten.

Werden die von meinem Hinweis betroffenen Personen über meinen Hinweis informiert?

Die Betroffenen werden grundsätzlich nicht darüber informiert, wer einen Hinweis abgegeben hat. Bitte beachten Sie, dass die Betroffenen regelmäßig mit den gegen sie erhobenen Vorwürfen konfrontiert werden müssen, schon damit sie ihre eigenen Verteidigungsrechte wahren können, z.B. das Recht auf eine Anhörung oder bei einer Vernehmung durch Strafverfolgungsbehörden oder die Polizei.

Werden meine Daten an Dritte weitergegeben?

Sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder dies datenschutzrechtlich erlaubt ist, übermitteln wir personenbezogene Daten ggf. an Behörden, zum Beispiel die Polizei oder Staatsanwaltschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiterer Mitarbeitern oder Mitarbeitern anderer Konzerngesellschaften zugänglich zu machen, wenn sich die Hinweise beispielsweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden. Die Weitergabe dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bekämpfung von Missbrauch, der Verfolgung von Straftaten und der Sicherung, Geltendmachung und Durchsetzung von Ansprüchen und dass Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nicht überwiegen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Können mir irgendwelche Nachteile aus meiner Meldung entstehen?

Gutgläubige Hinweisgeber werden wegen der Abgabe eines Hinweises in keiner Weise durch ihr Unternehmen benachteiligt oder sanktioniert – und zwar auch dann, wenn sich der Verdachtsfall im Nachhinein als unbegründet herausstellen sollte. Für den Fall, dass Hinweise wider besseres Wissen falsch abgegeben werden, behalten wir uns allerdings rechtliche Schritte vor.

Welche personenbezogenen Daten werden über mich verarbeitet?

Bei Meldungen werden folgende personenbezogene Daten und Informationen erhoben:

Ihr Name, sofern Sie Ihre Identität gelegt haben, ob Sie Mitarbeiter sind und gegebenenfalls die Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen. Ferner verarbeiten wir personenbezogenen Daten von Ihnen, die Sie mitteilen oder die sich aus den Umständen Ihrer Meldung ergeben, z.B. als Teil der von Ihnen übermittelten Kontaktdaten. Zu den personenbezogenen Daten können Ihr Name, Ihre dienstliche oder private E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer sowie sonstige Kontaktdaten oder Positionen und Tätigkeitsbezeichnungen im Unternehmen gehören. Auch die tatsächlichen Angaben aus dem Hinweis selbst können personenbezogene Daten enthalten.

Was ist die Rechtsgrundlage für das Hinweisgebersystem und die Verarbeitung meiner Daten?

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist gestützt auf gesetzliche Verpflichtungen und das berechtigte Interesse des Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Korruption, Kartellverstößen, Betrug und anderen Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für ihr Unternehmen, für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Kunden und Lieferanten. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. a EU-DSGVO, Abs. 1f EU-DSGVO.

Ein Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung auf Basis des sogenannten berechtigten Interesses besteht in der Regel nicht, Art. 21 Abs. 1 S. 2 DSGVO.

Daneben gelten die Vorgaben der “Betriebsvereinbarung zur Einführung eines Compliance-Vorfallmanagements sowie eines anonymen Hinweisgebersystems die in ihrem Unternehmen abgeschlossen worden ist. Der Betriebsrat ist in das Verfahren mit eingebunden.

Wie werden meine personenbezogenen Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden lediglich in dem Umfang verarbeitet, der zum Betrieb des Hinweisgebersystems und zur Wahrnehmung der Aufgaben der Ombudsstelle sowie zur Untersuchung der Hinweise gemäß der Betriebsvereinbarung erforderlich sind, z.B. die die rechtliche Prüfung der Hinweise und im Falle der Ombudsstelle des von uns betreuten Unternehmens zu den ermittelten Sachverhalten, Verhaltensweisen und potentiellen Verstößen. Personenbezogene Daten werden solange gespeichert, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung der Meldung erfordert oder wir anderweitig dazu berechtigt oder verpflichtet sind.

Wir verwenden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen u.a. zum Zweck der Überprüfung und Dokumentation der Meldungen, für interne Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger sowie an betroffene Konzerngesellschaften) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen (wie Polizei, Staatsanwaltschaft oder Gerichte). Allen Hinweisgebern sichern wir eine vertrauliche Bearbeitung zu. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung rechtlicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO.

Kann ich Auskunft zum Verfahrenstand oder Ergebnis meiner Meldung verlangen?

Wir versuchen grundsätzlich, Sie zum Verfahrensstand und Ergebnis unserer Untersuchung auf dem Laufenden zu halten. Dies ist uns jedoch aus verschiedenen rechtlichen und Vertraulichkeitsgründen leider nicht immer möglich. Wir können Ihnen daher insbesondere dann nicht eine Auskunft garantieren, wenn dadurch der Ermittlungszweck gefährdet bzw. die Vertraulichkeit, der Datenschutz sowie die Verteidigungs- und Persönlichkeitsrechte gemeldeter Personen nicht angemessen gewährleistet werden können.

Welche datenschutzrechtlichen Rechte habe ich?

Als Hinweisgeber haben Sie spezielle Betroffenenrechte (Art. 15 ff. DS-GVO) u.a. das Recht auf Auskunft zu den über Ihre Person verarbeiteten Daten, das Recht auf Berichtigung fehlerhafter oder unvollständiger Daten, sowie unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten oder auf Löschung der zu Ihrer Person verarbeiteten Daten. Sie haben außerdem das Recht, Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten oder dem Datenschutzbeauftragten ihres Unternehmens aufzunehmen, wenn Sie weitere Informationen über die Datenverarbeitung erhalten oder Bedenken hinsichtlich der Datenverarbeitung vorbringen wollen. Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu, wenn Sie Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung haben sollten.

Datensicherheit der Meldung

Sie geben Ihre Meldung in einem Ende-zu-Ende verschlüsselten System ab. Das bedeutet, dass bereits die Eingabe im Formular und der Transport in unser Meldesystem SSL/TLS verschlüsselt erfolgt. Darüber hinaus werden alle Meldungen über das Formular, per E-Mail oder telefonische Aufzeichnungen im Meldesystem PGP verschlüsselt gespeichert. Es werden alle schriftlichen Unterlagen digitalisiert und PGP verschlüsselt gespeichert. Wir verwenden ausschließlich Dienstleister und IT-Systeme aus Deutschland, die wir über vertragliche Regelungen zum Datenschutz und Datensicherheit verpflichtet haben. Für alle Zugänge ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) eingerichtet. Die Schlüssel für die Verschlüsselung liegen ausschließlich bei der Ombudsstelle.

Ich habe zusätzliche Fragen oder Bedenken eine Meldung abzugeben?

Kontaktieren Sie den für Sie zuständigen Ombudsmann. Er kann Ihnen zu allen Fragen Auskunft geben und Sie in jeder Situation beraten. Dies geschieht unter der Maßgabe der Verschwiegenheit.