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Wenn es sich bei Ihrer Mitteilung um einen Hinweis handelt.
If your communication is a whistleblower notice.
Datenschutz-Information für Hinweisgebe*innen! – English version below
Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems ist die Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Regelverstöße, insbesondere über strafbare Handlungen im Bereich der Wirtschaftskriminalität und Korruption.
Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden folgende Daten verarbeitet: Angaben über die beschuldigte Person (z. B. Name, Vorname, Titel, Kontaktdaten, Position und Angaben zur Beschäftigung), Angaben über die (angeblichen) Verhaltensverstöße sowie die entsprechenden Sachverhalte. Da das Meldeverfahren der Ombudsstelle regelt, dass Hinweise anonym erfolgen können, werden, falls Hinweisgeber*innen sich nicht selbst anders äußern, keine personenbezogenen Daten über sie erhoben. Anderenfalls kommen personenbezogene Angaben wie Name der meldenden Person, ihre Kontaktdaten und ggf. auch die Umstände ihrer Beobachtung in Betracht.
Personenbezogene Daten des Hinweisgebers werden in der Regel nur mit seiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DGSVO) verarbeitet. In den übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit f zur Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses des mandatierten Unternehmens. Dieses berechtigte Interesse liegt in der Korruptionsprävention und -bekämpfung sowie darin, schwerwiegende Verdachtsfälle über andere Regelverstöße zu bearbeiten und das mandatierte Unternehmen und ihre Beschäftigten vor dadurch möglichen Schäden zu schützen. Da die Meldung von Verstößen rechtliche Konsequenzen durch z. B. Strafverfolgung, Schadenersatzforderungen und immensen Imageschaden vermeiden hilft, überwiegen die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung nicht.
Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist von regelmäßig zwei Monaten und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht.
Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es der Ombudsstelle gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu. Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte nach Art. 15-21 DSGVO kann die betroffene Person an eine der verantwortlichen Stellen richten.
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Data protection information for whistleblowers!
The purpose of data processing within the framework of the whistleblower system is to receive and clarify serious cases of suspected violations of regulations, in particular criminal acts in the area of white-collar crime and corruption.
The following data is processed as part of the whistleblower system: Information about the accused person (e.g. surname, first name, title, contact details, position and employment details), information about the (alleged) breaches of conduct and the relevant facts. Since the reporting procedure of the ombudsman’s office stipulates that reports can be made anonymously, no personal data is collected about whistleblowers unless they themselves state otherwise. Otherwise, personal data such as the name of the whistleblower, his or her contact details and, if applicable, the circumstances of his or her observation may be collected.
As a rule, personal data of the whistleblower is only processed with his or her consent (Art. 6(1)(a) GdPR). In other cases, the processing of personal data in the whistleblower system is carried out on the basis of Art. 6 (1) lit f to protect the overriding legitimate interest of the mandated company. This legitimate interest lies in the prevention and combating of corruption as well as in processing serious suspicions about other breaches of the rules and in protecting the mandated company and its employees from possible damage as a result. Since the reporting of violations helps to avoid legal consequences through, for example, criminal prosecution, claims for damages and immense damage to the company’s image, the interests of the data subjects in the exclusion of processing or use that are worthy of protection do not outweigh this.
Personal data will be retained for the period necessary to clarify and conclusively assess the tip. After completion of the investigation, the personal data will be deleted within a reasonable period of time, regularly two months, and in accordance with the legal requirements. In the event that judicial and/or disciplinary proceedings are initiated, they may be retained until the conclusion of the proceedings or the expiry of any time limits for appeal. Personal data in connection with unfounded reports will be deleted immediately.
As the person concerned, you have the right to information about the personal data stored about you. The identity of the whistleblower is generally excluded from this right to information. If the exercise of this right jeopardizes the clarification of the facts or the securing of necessary evidence, the ombudsman’s office is permitted to fulfill the right at a later point in time. In addition, you have the right to have incorrect data corrected, changed, blocked or deleted if the legal requirements are met. Furthermore, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority for data protection at any time. Requests to exercise the data subject rights according to Art. 15-21 GdPR can be addressed by the data subject to one of the responsible bodies.